1. MỤC ĐÍCH
Quy định trình tự, trách nhiệm và phương pháp tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan việc ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch)
2. PHẠM VI
Áp dụng đối với hoạt động ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch)
Cán bộ, công chức thuộc phòng Tư pháp và các phòng ban/bộ phận liên quan thuộc UBND thành phố chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy trình này
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
5.1 |
Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính |
|||||
|
Các việc hộ tịch của công dân Việt Nam như: khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài |
|||||
5.2 |
Thành phần hồ sơ |
Bản chính |
Bản sao |
|||
|
Giấy tờ phải nộp: 1. Tờ khai theo mẫu quy định 2. Bản sao giấy tờ chứng minh việc hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Lưu ý: Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật 3. Văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con của cha, mẹ đối với trường hợp người yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người kia là người nước ngoài, trong trường hợp Giấy khai sinh và giấy tờ đi lại quốc tế do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp không ghi quốc tịch của người con 4. Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ghi chú. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền |
x |
x |
|||
|
* Giấy tờ phải xuất trình: 1. Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu ghi chú thay đổi hộ tịch có yếu tố nước ngoài 2. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền ghi chú thay đổi hộ tịch có yếu tố nước ngoài (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc). Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. |
x |
|
|||
5.3 |
Số lượng hồ sơ |
|||||
|
01 bộ |
|||||
5.4 |
Thời gian xử lý |
|||||
|
Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 3 ngày làm việc |
|||||
5.5 |
Nơi tiếp nhận và trả kết quả |
|||||
|
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả |
|||||
5.6 |
Lệ phí |
|||||
|
70.000 đồng. Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật |
|||||
5.7 |
Quy trình xử lý công việc |
|||||
TT |
Trình tự |
Trách nhiệm |
Thời gian |
Biểu mẫu/Kết quả |
||
B1 |
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ a) Nếu nhận trực tiếp: xem xét tính hợp lệ và đầy đủ theo mục 5.2 của hồ sơ và chuyển phòng chuyên môn giải quyết + Nếu đầy đủ, lập Giấy biên nhận và hẹn ngày trả hồ sơ; + Ngược lại, phát phiếu hướng dẫn yêu cầu TCCD bổ sung tài liệu, thông tin cần thiết. b) Nếu nhận qua bưu điện: Văn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản đến phòng chuyên môn để xử lý; c) Nếu nhận trực tuyến theo dịch vụ công mức độ 3 hoặc 4: 1. Nhận cảnh báo hồ sơ mới (trên hệ thống). 2. Tiếp nhận hồ sơ (trên hệ thống) 3. Kiểm tra hồ sơ (trên hệ thống) 4. Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (trên hệ thống) 5. Đối với trường hợp hướng dẫn bổ sung hoặc trả hồ sơ không đủ điều kiện (gửi thông báo trên hệ thống) d) Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả vào số theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử. Lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ chuyển phòng chuyên môn thẩm định thông qua hệ thống phần mềm trực tuyến |
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ |
Chậm nhất sau ½ ngày kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ |
Thành phần hồ sơ theo mục 5.2 Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả – mẫu số 02
Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ – mẫu số 01
Sổ theo dõi hồ sơ – mẫu số 02
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ – mẫu số 04 |
||
B2 |
Thẩm định hồ sơ 1. Nội dung thẩm định: a) Tính hợp pháp của hồ sơ; b) Căn cứ thẩm định: theo mục 5.8. TÀI LIỆU VIỆN DẪN 2. Xử lý kết quả thẩm định a) Trường hợp từ chối, hoặc cần bổ sung hoàn thiện, cán bộ thụ lý thông báo cho TCCD bằng văn bản và nêu rõ lý do thông qua hệ thống, trực tiếp hoặc qua SMS b) TCCD có trách nhiệm bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo văn bản thông báo. Sau hai lần bổ sung, hồ sơ vẫn không đáp ứng được các điều kiện theo quy định thì Phòng Tư pháp có văn bản trả lời không giải quyết C) Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu, thực hiện bước tiếp theo |
Cán bộ được phân công chuyên môn
|
01 ngày |
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ – mẫu số 04 |
||
B3 |
Dự thảo kết quả thực hiện thủ tục, kèm theo hồ sơ được thẩm định trình lãnh đạo phòng xem xét thông qua tham mưu lãnh đạo UBND thành phố ký văn bản |
Cán bộ được phân công chuyên môn Lãnh đạo phòng Tư pháp Văn phòng HĐND-UBND |
01 ngày |
Hồ sơ trình Tờ trình
|
||
B4 |
Phê duyệt: - Nếu hồ sơ hợp lệ lãnh đạo UBND thành phố ký văn bản; - Nếu không đồng ý: có thể sửa trực tiếp lên văn bản và chuyển cho đơn vị soạn thảo hoàn thiện |
Lãnh đạo UBND thành phố |
½ ngày |
Trích lục khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch |
||
B5 |
Tiếp nhận và chuyển kết quả về bộ phận TN&TKQ, cập nhật sổ theo dõi hồ sơ hoặc phần mềm. Thực hiện thu phí (nếu có) và trả kết quả theo đúng thời gian hẹn (trực tiếp hoặc qua đường bưu điện theo từng cấp độ giải quyết). Lưu hồ sơ theo dõi |
Phòng Tư pháp
Bộ phận TN&TKQ |
½ ngày hoặc trả theo giấy hẹn |
Sổ theo dõi hồ sơ giải quyết TTHC - mẫu số 02 |
||
Ghi chú: Thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến và trả kết quả trực tiếp tại bộ phận một cửa. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Nộp lệ phí khi nhận kết quả TTHC tại bộ phận một cửa. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến và các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng, cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công đến người sử dụng. |
||||||
5.8 |
Cơ sở pháp lý |
|||||
|
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015. - Luật Hộ tịch năm 2014. - Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014. - Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch 2014. - Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ. - Quyết định số 299/QĐ-BTP ngày 29/02/2016 của Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính ban hành mới trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp. - Quyết định số 3062/QĐ-UBND ngày 16/11/2016 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc công bố chuẩn hóa thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực tư pháp ở cấp tỉnh, thành phố và cấp xã trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. - Quyết định số 44/2016/QĐ-UBND ngày 20/12/2016 của UBND tỉnh Thái Nguyên quy định tổ chức thực hiện mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí hộ tích và lệ phí cấp chứng minh nhân dân trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên |
|||||
6. BIỂU MẪU/PHỤ LỤC
TT |
Tên Biểu mẫu |
|
Các biểu mẫu theo quyết định 05/2016/QĐ-UBND ngày 19/01/2016 của UBND tỉnh Thái Nguyên |
|
Các biểu mẫu khác (nếu có) trong quá trình thực hiện thủ tục và các văn bản pháp quy |
|
Phụ lục 01 – Lưu đồ quy trình |
7. HỒ SƠ LƯU: Hồ sơ lưu bao gồm các thành phần sau
TT |
Hồ sơ lưu (bản sao) |
|
Thành phần hồ sơ theo mục 5.2 |
|
Các biểu mẫu theo quyết định 05/2016/QĐ-UBND ngày 19/01/2016 của UBND tỉnh Thái Nguyên |
|
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính |
|
Các biểu mẫu khác (nếu có) trong quá trình thực hiện thủ tục và các văn bản pháp quy |
Hồ sơ được lưu tại phòng Tư pháp theo quy trình lưu trữ hồ sơ hiện hành |
# | Tên hồ sơ | Tập tin đính kèm |
---|---|---|
1 | Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh, giám hộ, nhận cha,mẹ con, xác định cha mẹ, con,nuôi con nuôi,khai tử ,thay đổi hộ tịch |
# | Văn bản | Tập tin đính kèm |
---|---|---|
1 | Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước 2009 | |
2 | Nghị định số 16/2010/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước; | |
3 | Thông tư số 03/2013/TT-BTP ngày 31/01/2013 hướng dẫn thực hiện quản lý nhà nước về công tác bồi thường trong hoạt động quản lý hành chính; | |
4 | Thông tư số 13/2015/TT-BTP ngày 29/9/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 03/2013/TT-BTP ngày 31/01/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện quản lý nhà nước |
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ | Thời gian giải quyết 0,25 ngày làm việc |
Bước 2: Tiếp nhậ giải quyết | Thời gian giải quyết 0,5 ngày làm việc |
Bước 3: Lãnh đạo UBND thành phố | Thời gian giải quyết 1 ngày làm việc |
Bước 4: Phòng chuyên môn nhận kết quả | Thời gian giải quyết 0,25 ngày làm việc |
Bước 5: Trả kết quả | Thời gian giải quyết 0,5 ngày làm việc |